Datenschutzinformation für Tagungsteilnehmer

Nach Artikel 13 und 14 DS-GVO hat der Verantwortliche einer betroffenen Person, deren Daten er verarbeitet, die in den Artikeln genannten Informationen bereit zu stellen. Dieser Informationspflicht kommt dieses Merkblatt nach.

§ 1 Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seiner Vertreter

Gesellschaft Junge Zivilrechtswissenschaft e.V. (die „GJZ“, der „Verein“); VR 12437, Amtsgericht Hamburg; Sitz des Vereins: Hamburg, c/o Dr. Stefan Korch, Dr. Philipp Scholz, Max-Planck-Institut für ausländisches und internationales Privatrecht, Mittelweg 187, 20148 Hamburg; Telefon: +49 40 - 419000; E-Mail: gjz@mpipriv.de; Vorstand: Dr. Stefan Korch (Hamburg), Dr. Philipp Scholz (Hamburg), Dr. Tereza Pertot (Bayreuth), Jun.-Prof. Dr. Frank Rosenkranz (Bochum), Mag. Iur. Christina Geißler (Linz); sie vertreten den Verein jeweils zu zweit.

§ 2 Erhebung personenbezogener Daten von Mitgliedern

Mit der Anmeldung zur Jahrestagung der GJZ vom 2. bis 5. September 2020 (die „Tagung“) nimmt der Verein folgende in der Anmeldemaske angegebene personenbezogenen Daten auf: Nachname und Vorname(n); akademische Titel und Grade; Bezeichnung und Anschrift der akademischen Einrichtung; Dienstliche Telefonnummer und Email-Adresse; Private Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse; Angaben über die Teilnahme an Eröffnungsabend (Mittwoch), Rahmenprogramm (Donnerstag), Abendprogramm (Donnerstag), Abendessen und Bootsfahrt (Freitag); Datum der Tagungsanmeldung.

§ 3 Quellen der personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur im Rahmen des Erwerbs der Mitgliedschaft erhoben. Im Rahmen der Tagung werden möglicherweise Anwesenheitsinformationen erhoben und Fotos angefertigt.

§ 4 Zwecke, für die personenbezogene Daten verarbeitet werden

Die Angabe der personenbezogenen Daten des Mitglieds ist erforderlich zur Planung und Durchführung der Tagung, insbesondere auch zur Gewährleistung der Bezahlung Tagungsbeitrags und zur tagungsbezogenen Kommunikation im Vorfeld, während und nach der Tagung.

§ 5 Rechtsgrundlagen, auf Grund derer die Verarbeitung erfolgt

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Dienstverhältnis der Tagungsteilnahme. Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a) i.V.m. Artikel 7 DS-GVO. Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (vgl. Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO). Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichterstattung über die Aktivitäten des Vereins, insbesondere über die Tagung. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten sowie Bilder der Teilnehmer zum Beispiel im Rahmen der Berichterstattung über die Tagung veröffentlicht.

§ 6 Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Die Teilnehmerdaten werden zum Zwecke der Veranstaltungsorganisation durch Cloudspeicherdienste wie „Dropbox“ der Dropbox International Unlimited Company und die „Teamwork“-Funktion von „MeinVerein“ der WISO GmbH zwischen den Vorstandsmitgliedern sowie den Mitgliedern des Hamburger Organisationsteams interlokal abrufbar gemacht.

§ 7 Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in der Regel drei, nach steuerrechtlichen Vorschriften ggf. bis zu zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt.

§ 8 Rechte der betroffenen Person

Soweit die jeweiligen Voraussetzungen vorliegen, hat jedes Vereinsmitglied insbesondere die folgenden Rechte: Auskunft (Art. 15 DS-GVO); Berichtigung (Art. 16 DS-GVO); Löschung (Art. 17 Abs. 1 DS-GVO); Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO); Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO); Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO); Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO); Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO).